MARCO TEÓRICO

¿Qué es un sistema de información?

Un Sistema de Información es un  conjunto de elementos interrelacionados entre sí que recolectan, almacenan, procesan y distribuyen información para el apoyo en la toma de decisiones, la administración y el control en una organización.

 

 

Tipos de sistemas de información

Existen varios tipos de Sistemas de Información, desde el punto de vista administrativo éstos se pueden clasificar en una forma de pirámide.

 

 

 

Tipos de Sistemas de Información: cuatro tipos de SI dan servicios a los diferentes niveles de una organización:

• Sistemas a nivel operativo
• Sistemas a nivel de conocimiento
• Sistemas a nivel administrativo
• Sistemas de nivel estratégico

Ø  Nivel operativo

Se utilizan para realizar un seguimiento de las actividades y operaciones básicas de una organización.

·         Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS)

Recolectan, almacenan, modifican y recuperan la información generada por las transacciones producidas en una organización. Si durante una transacción se produce un error, el TPS debe ser capaz de deshacer las operaciones realizadas hasta ese momento. Es muy útil para el procesamiento de transacciones on-line.

Ejemplo: la Corporación Financiera Internacional (CFI), filial del Banco Internacional para la reconstrucción y el Desarrollo, que busca inversores privados en países más desarrollados transfiriendo los capitales aportados por éstos a empresas privadas de países subdesarrollado con capital privado insuficiente.

Ø  Nivel de conocimiento

Se utilizan para el mejoramiento de la calidad de los servicios de la organización y aporte de nuevos conocimientos, además de incrementar la productividad de los usuarios del sistema.

·         Sistemas de Conocimiento (KWS)

Auxilian a los trabajadores en la creación e integración de nuevo conocimiento en la organización.

Están diseñados para aumentar la productividad de los trabajadores.

Ejemplo: aplicaciones como Photoshop con la que diseñadores pueden crear arte publicitario.

·         Sistemas de Automatización de Oficina (OAS)

Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc.

Ejemplo: Microsoft Office.

Ø  Nivel administrativo

Son utilizados por los administradores de nivel medio en la toma de decisiones. Tratan y comparan resultados relevantes para la compañía, y estudian sus trayectorias.

·         Sistemas de Información Gerencial (MIS)

Son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos. Apoyan a nivel administrativo entregando información útil para el planteamiento, control y toma de decisiones.

Ejemplo: sistema que reúna información de sistemas de información de nivel productivo sobre los productos (pedidos, costos y gastos) y genere reportes para la toma de decisiones. La mayoría de los informes para control administrativo están basados en resúmenes de las transacciones.

·         Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS)

Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de un negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones. Su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional (OLAP) que permite profundizar en la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de tendencias, análisis prospectivo, etc.

Ejemplo: el sistema implantado por la New York State Office of General Services que permite que los ejecutivos verifiquen el estado por programa, comparando presupuestos y gastos y mostrando el gasto estimado hasta el final del año fiscal.

Ø  Nivel estratégico

 

Están basados en los resultados estratégicos a largo plazo de la compañía, son útiles para poder hacer frente a los impactos producidos por cambios en los negocios.

·         Sistemas de Soporte Gerencial (SSG)

Trabajan con información interna y externa a la organización y están diseñados para abordar la toma de decisiones que requieren juicio, evaluación y comprensión.

Ejemplo: un ejecutivo puede utilizar el sistema para conocer las ventas por país, rango etáreo y línea de producto y, además, obtener el crecimiento esperado del segmento para los próximos 5 años en bases de datos externas.

·         Sistemas Expertos (SE)

Es una aplicación informática capaz de solucionar un conjunto de problemas que exigen un gran conocimiento sobre un determinado tema. Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto y en ocasiones son usados por éstos. Con los sistemas expertos se busca una mejor calidad y rapidez en las respuestas dando así lugar a una mejora de la productividad del experto.

Ejemplo: un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) diseñado para reducir el desperdicio en el proceso productivo.

 

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

·         Por el grado de formalidad: Esta asociada con la clasificación formal/informal lo que se conoce como información rutinaria y no rutinaria. La rutina implica que la información se produce dentro de una calendarización y la información no rutinaria se produce a medida que se necesita y puede no volver a producirse.

·         Por el nivel de automatización conseguido: en las organizaciones pueden existir sistemas que necesitan una alta participación de los trabajadores poco automatizados, mientras que otros sistemas son capaces de trabajar sin la intervención humana muy automatizadas

·         Por su relación con la toma de decisiones: Una de las funciones que deben cumplir los sistemas de información es colaborar  en  la  toma  de  decisiones.  En función del lugar jerárquico en donde se tomen las decisiones, los sistemas de información se podrán clasificar en estratégicos, de control u operativos.

·         Por la naturaleza de sus entradas y salidas: Un sistema de información puede recibir información de diversas fuentes de información, así como en distintos formatos. Del mismo modo, los sistemas de información pueden proporcionar información a través de distintos formatos.

·         Por el origen y el grado de personalización: En las empresas se pueden encontrar sistemas de información que han sido diseñados e implementados solo para ellas, o también sistemas comprados que son utilizados por otras empresas.

·         Por el valor que representan para la organización: No todos los sistemas tiene la misma importancia. El sistema que contiene la información de los clientes suele tener una mayor importancia que el sistema de información de presupuestos.

 

 

 

 

 

 

Entrada: Captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno externo.

 

El procesamiento: Convierte esta entrada de datos en una forma más significativa.

 

La salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará.

 

Retroalimentación: es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada. La retroalimentación permite a las personas que utilizan la información corregir los errores de entrada, para reprocesar la información y así poder aprovechar mejor las salidas para la organización.

 

DIMENSIONES

 Organización: Los sistemas de información son parte integral de la organización, de los cuales sus elementos clave son su gente, estructura, procedimientos operativos, políticas y cultura.  Separación de las funciones empresariales

• Finanzas y contabilidad.
• Manufactura y producción
• Procedimientos empresariales únicos
• Cultura empresarial única
• Políticas organizacionales
• Ventas
• Recursos humanos

Administración: Es darle sentido a las diversas situaciones que enfrentan las organizaciones, tomar decisiones y formular planes de acción para resolver problemas de la organización. Los gerentes formulan estrategia para responder a los retos de negocios. Además, los gerentes deben actuar de manera creativa:

• Creación de nuevos productos y servicios
• Volver a crear la organización de vez en cuando.

Tecnología: Es un de las muchas herramientas que los gerentes utilizan para enfrentar al cambio.

• Hardware y software de cómputo
• Tecnología de administración de datos
• Tecnología de conectividad de redes y telecomunicaciones
• Redes, el Internet, intranets y extranet, la World Wide Web

 

 



ÁREAS DE LA EMPRESA

Las áreas más comunes en las empresas: producción, finanzas, mercadotecnia y recursos humanos. La efectividad de la administración de una empresa no depende el éxito de un área funcional específica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales.

Las funciones de cada área de actividad, así como el número y denominación, estarán en relación con el tamaño, el giro y las políticas de cada empresa.

a) Producción.

El departamento de producción es uno de los más importantes, dado que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de productos, además suministra y coordina la mano de obra, el equipo, las instalaciones, los materiales y herramientas requeridas. 

Principales funciones:    

1. Ingeniería del producto 

 Diseño del producto

 Pruebas de ingeniería

Asistencia de mercadotecnia.

2. Ingeniería de la planta:

 Diseño de instalaciones y sus especificaciones

 Mantenimiento y control del equipo

3. Ingeniería industrial:

Estudio de métodos

 Distribución de la planta.

4. Planeación y control de la producción:

 Programación

 Informes de avances de la producción

 Estándares

5. Abastecimientos:

 Tráfico

 Embarque

 Compras locales e internacionales

 Control de inventarios

 Almacén.

6. Fabricación:

 Manufacturas

 Servicios

7. Control de calidad:

 Normas y especificaciones

 Inspección y prueba

 Registros de inspecciones

 Métodos de recuperación.

 

b)  Mercadotecnia

De acuerdo a Munch Galindo  la finalidad de la mercadotecnia es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio adecuado.

 

Principales funciones:

1. Investigación de mercados

2. Planeación y desarrollo del producto

 Empaque

 Marca

3. Precio

4. Distribución y logística

5. Ventas

6. Comunicación

 Promoción de ventas

 Publicidad

 Relaciones Públicas

 

c) Finanzas.

Es la planeación de los recursos económicos para que su aplicación sea de la forma más óptima posible, además de investigar sobre las fuentes de financiamiento para la captación de recursos cuando la empresa tenga necesidades de los mismos, busca la reducción de la incertidumbre de la inversión, todo esto con la finalidad de obtener las máximas utilidades por acción o la rentabilidad de una empresa.

 Principales funciones:

1. Financiamiento

 Planeación financiera

 Relaciones financieras

 Tesorería

 Obtención de recursos

 Inversiones

2. Contraloría

 Contabilidad general

 Contabilidad de costos

 Presupuestos

 Auditoría interna

 Crédito y cobranza

 Impuestos

 

d) Recursos Humanos

Los recursos humanos o mano de obra son las capacidades físicas y mentales que aplican las personas a la producción de bienes y servicios.

La administración de recursos humanos tiene como objeto conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a través de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación y desarrollo.

 

Principales funciones:

1. Contratación y empleo

 Reclutamiento

 Selección

 Contratación

 Inducción al nuevo empleado

 Promoción, transferencias y ascensos

 2. Capacitación y desarrollo

 Entrenamiento

 Capacitación 

 Desarrollo

3.  Sueldos y salarios

 Análisis y valuación de puestos

 Calificación de méritos

 Remuneración y vacaciones.

 

Activos complementarios

Son aquellos requeridos para derivar valor a partir de una inversión primaria,

 

·         Las empresas que apoyan las inversiones de tecnología con inversiones en activos complementarios reciben rendimientos superiores

·         Por ejemplo: se invierte en tecnología y en personas que hagan el trabajo correctamente

Los activos complementarios incluyen:

Los activos organizacionales son aquellos que incluyen los recursos que permiten a las empresas desarrollar y desplazar activos tecnológicos y los activos externos, como aquellos que están referidos al conjunto de relaciones que la empresa establece con los actuales y potenciales aliados, rivales, suplidores, clientes, actores políticos y comunidades locales. Por ejemplo:

§  Modelo de negocios apropiado

§  Procesos de negocios eficientes

Los activos gerenciales por ejemplo:

• Incentivos para la innovación en la administración.
• Trabajo en equipo y entornos de trabajo colaborativo.

Los activos sociales son todos aquellos elementos que distribuyen a la integridad de un individuo desde la perspectiva de sostenibilidad individual y grupal, el cumplimiento de sus derechos y deberes, teniendo en cuenta sus condiciones de vida, los niveles de convivencia, reconciliación y vigencia de una cultura de respeto hacia los derechos humanos y el derecho internacional humanitario en el contexto regional. Por ejemplo:

• La infraestructura de Internet y telecomunicaciones.
• Estándares de tecnología.

 

Modelo de negocios apropiado

Un modelo de negocio, también llamado diseño de negocio o diseño empresarial, es el mecanismo por el cual un negocio busca generar ingresos y beneficios. Es un resumen de cómo una compañía planifica servir a sus clientes. Implica tanto el concepto de estrategia como el de implementación. Comprende el conjunto de las siguientes cuestiones:

• Cómo seleccionará sus clientes
• Cómo define y diferencia sus ofertas de producto
• Cómo crea utilidad para sus clientes
• Cómo consigue y conserva a los clientes
• Cómo sale al mercado (estrategia de publicidad y distribución)
• Cómo define las tareas que deben llevarse a cabo
• Cómo configura sus recursos
• Cómo consigue el beneficio

Proceso de negocios eficiente

Un proceso de negocio es un completo y dinamicamente coordinado conjunto de actividades transaccionales y de colaboración que entrega valor a los clientes o se encarga de cumplir otras metas estrategicas de la compañía.